Employer
Summary: Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met de organisatie, hun functie en het team, zodat ze goed voorbereid en effectief aan de slag kunnen.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met de organisatie, hun functie, collega’s en manier van werken. Het doel is om een nieuwe medewerker goed voor te bereiden en ervoor te zorgen dat diegene zich zo snel mogelijk thuis voelt binnen de organisatie.
Een goed onboardingproces gaat verder dan alleen een introductie op de eerste werkdag. Nieuwe medewerkers leren hoe de organisatie werkt, welke afspraken en processen gelden, welke systemen ze gebruiken en wat er binnen hun functie van hen wordt verwacht.
Waarom is onboarding van nieuwe medewerkers belangrijk?
Het doel van onboarding van nieuwe medewerkers is ervoor te zorgen dat zij zo snel mogelijk zelfstandig en effectief binnen de organisatie kunnen functioneren.
Een nieuwe medewerker direct aan het werk zetten en verwachten dat alles vanzelf duidelijk wordt, kan leiden tot onduidelijkheid en een langere inwerkperiode. Met een gestructureerd onboardingproces wordt belangrijke informatie stap voor stap aangeboden en weet de medewerker beter wat er wordt verwacht.
Goede onboarding kan daarnaast bijdragen aan productiviteit, medewerkerstevredenheid en het behoud van medewerkers. Nieuwe medewerkers krijgen vanaf het begin meer duidelijkheid over hun functie en voelen zich sneller onderdeel van het team.
Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een goed onboardingproces?
Onboarding is niet hetzelfde als functiegerichte training. Een training richt zich vooral op de kennis en vaardigheden die nodig zijn om specifieke werkzaamheden uit te voeren. Onboarding is breder en helpt een nieuwe medewerker om zijn of haar plek binnen de organisatie te vinden.
Een effectief onboardingprogramma bestaat doorgaans uit verschillende onderdelen.
1
Uitleg over beleid en arbeidsvoorwaarden
Nieuwe medewerkers moeten weten welke regels, afspraken en procedures binnen de organisatie gelden. Ook moeten hun arbeidsvoorwaarden duidelijk zijn en moet worden uitgelegd van welke regelingen en voorzieningen zij gebruik kunnen maken.
Daarnaast is het belangrijk dat nieuwe medewerkers toegang krijgen tot relevante interne informatie, zoals een personeelshandboek, intranet of interne kennisbank.
2
Kennismaken met de bedrijfscultuur
Iedere organisatie heeft een eigen cultuur en manier van werken. Tijdens de onboarding maakt een nieuwe medewerker kennis met de waarden, normen en dagelijkse werkwijze van de organisatie.
Dit kan gaan over praktische zaken, zoals kleding op kantoor, maar ook over de manier waarop collega’s samenwerken, communiceren, feedback geven en beslissingen nemen.
3
Duidelijkheid over de functie en KPI’s
Een functietitel en lijst met verantwoordelijkheden geven niet altijd voldoende duidelijkheid over de dagelijkse praktijk. Nieuwe medewerkers moeten begrijpen wat hun rol binnen de organisatie is, met wie ze samenwerken en hoe verschillende teams en afdelingen zich tot elkaar verhouden.
Ook moet duidelijk zijn op basis van welke doelstellingen en KPI’s hun werk wordt beoordeeld. Zo weet een nieuwe medewerker vanaf het begin wat er van hem of haar wordt verwacht.
4
Kennismaken met collega’s
Contact met collega’s helpt nieuwe medewerkers om sneller hun weg binnen de organisatie te vinden. Daarom is het belangrijk om tijdens de onboarding bewust ruimte te maken voor kennismaking met directe collega’s en andere relevante teams.
Door deze contacten vroeg op te bouwen, weten nieuwe medewerkers ook sneller bij wie ze terechtkunnen met vragen en wordt samenwerken eenvoudiger.
Hoe pas je onboarding aan verschillende medewerkers en thuiswerkers aan?
Een standaard onboardingproces zorgt ervoor dat iedere nieuwe medewerker dezelfde belangrijke basisinformatie ontvangt. Toch hoeft de volledige onboarding niet voor iedereen hetzelfde te zijn.
De inhoud kan worden aangepast aan de functie, verantwoordelijkheden, werkomgeving en behoeften van de medewerker. Een nieuwe leidinggevende heeft bijvoorbeeld andere informatie nodig dan iemand die aan het begin van zijn of haar loopbaan staat.
Voor medewerkers die op afstand werken is extra aandacht voor communicatie belangrijk. Zij ontmoeten collega’s minder vanzelfsprekend op kantoor en moeten daarom actief worden meegenomen in communicatiemiddelen, digitale systemen en kennismakingen met het team.
Ook de manier waarop informatie wordt aangeboden kan verschillen. Sommige medewerkers leren gemakkelijker via gesprekken en interactieve sessies, terwijl anderen liever documentatie of video’s gebruiken.
Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij onboarding?
Ook met een onboardingproces kunnen er problemen ontstaan. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
onvoldoende apparatuur of andere middelen;
te veel administratief werk;
onduidelijke doelen en verwachtingen;
communicatieproblemen;
onvoldoende betrokkenheid;
het gevoel dat onboarding weinig toevoegt;
te veel informatie in korte tijd.
Veel van deze problemen kunnen worden beperkt door te zorgen voor duidelijke verwachtingen, goede communicatie en voldoende contact met collega’s en leidinggevenden.
Onboarding is bovendien geen eenmalig proces dat na de eerste werkdag klaar is. Door regelmatig te evalueren wat goed werkt en waar nieuwe medewerkers tegenaan lopen, kan het onboardingproces steeds verder worden verbeterd.
Hoe meet je het succes van onboarding?
Organisaties kunnen hun onboardingprogramma regelmatig evalueren en aanpassen. Daarbij kunnen verschillende indicatoren worden gebruikt, zoals de prestaties van nieuwe medewerkers en het behoud van medewerkers.
Cijfers vertellen echter niet het hele verhaal. Feedback van nieuwe medewerkers kan waardevolle informatie geven over onderdelen die goed werken en punten die nog onduidelijk of onnodig ingewikkeld zijn.
Dit kan bijvoorbeeld worden verzameld via korte enquêtes, evaluatiegesprekken of gesprekken met HR en leidinggevenden. Door deze feedback structureel te verzamelen, kan de onboarding van nieuwe medewerkers steeds verder worden verbeterd.
Andrew (Drew) joined the Remote People team in 2020 and is currently Director, Regulatory Affairs. For the past 13 years, he has been a trusted advisor to C-Suite executives and government ministers on international compliance and regulatory issues. Drew holds a law degree from the University of Otago, a PhD from the University of Sydney, and is an enrolled Barrister and Solicitor of the High Court of New Zealand.
